信息化项目合同管理系统

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　　近年来，计算机和信息技术取得了很大的进步，现在已经进入了信息时代。信息技术已经成为国有企业提高管理质量、实现自我超越的重要因素。把握科技发展的导向;还承担一定的社会责任，开展一系列民生相关的经营活动。随着国有企业规模的日益扩大，会形成许多合同。新形势下，国有企业迫切需要将信息技术引入合同管理，进一步提高合同管理的效率。大量的企业开展了合同管理信息系统的建设，信息化水平得到了快速提升，合同管理由原来的手工管理、粗放管理向信息化管理、精细化管理转变.

　　一、信息化项目合同管理存在的问题

　　1、没有实现全程信息化，合同管理大致可以分为几个阶段:合同建立、合同采购、合同签订、合同履行、合同备案、争议解决、合同评估。在信息系统建设过程中，容易忽略前期项目管理和采购管理环节的设置，从合同起草阶段开始，而合同项目的建立和采购依赖于传统的OA系统。如果合同采购依据和货源依据不能直接反映在合同信息系统中，不利于为决策提供依据。

　　2、信息化对决策的支持作用没有充分体现。合同管理的信息化应能实现合同数据的统计分析。最终的统计结果可以反映某一时期某一企业不同类型合同的业务量和费用支出情况，也可以比较同类企业同类合同的支出情况，不同来源节约的资金或创造的利润。它是承包企业收入或支出的载体。通过几年合同数据的对比，可以有效地反映企业的资金流动和收益状况。

　　3、未能实现全面信息化，信息化的概念还没有深入到所有员工。合同管理信息化的主体包括高级管理人员、中层领导、信息化人员、合同人员、一般用户等。公司及其下属单位。在信息化过程中，需要这些人员参与规划、需求分析、反馈和规范使用。但在建设过程中，可能会有这样的人员，对信息化不够重视，缺乏信息化知识，导致工作推进受阻或系统应用不畅。部分员工依赖传统管理方式，从观念上抵制系统的应用，不利于信息系统的应用。示范合同建设可以有效提高合同起草效率，减少工作量，防范法律风险。

　　二、信息化项目合同管理的措施

　　1、增加风险防控管理

　　随着合同管理信息化的发展，合同管理逐渐从线下手工管理向线上管理转变。合同管理不可避免地会存在一系列风险，在合同成立阶段，未按公司规定的权限或超越权限批准合同成立。在合同寻源阶段，在签订合同阶段，在起草合同时使用了对方对我方不利的合同;在系统中输入对方资质时缺少关键信息;合同履行开始时间早于合同起草时间;合同审查时，职能部门没有进行实质性审查，流于形式;签订合同时，分公司无权或越权签订合同;合同签订日期早于实际日期;合同的印鉴没有按规定审批。

　　2、加强试运行阶段的沟通和反馈

　　系统完成后，应预留至少半年的试运行期。在此期间，信息管理部和合同管理部将在全公司系统内对系统运行过程中出现的问题进行日常收集，能够及时解决的技术问题要在24小时内与开发人员一起解决。对于与系统功能调整相关的问题，可以采取每周与合同管理部门讨论的方式，集中解决存在的问题。

　　3、加强信息化主体和合同管理的建设

　　各级企业配备专职合同管理部门、人员和IT管理人员，加强人员的横向和纵向沟通。对公司高管、中层人员、合同经理、IT技术人员进行合同管理和信息化知识培训，为本单位提升合同管理信息化水平提供强有力的人才支撑。合同管理标准化建设主要包括合同范本建设、合同文本格式规范、合同评审指南、合同管理信息系统应用规范等。企业应抓住信息化的机遇，加快此项工作的开展，全面提高合同管理的信息化水平。

　　三、泛普软件-合同管理系统的功能

　　1、合同资料管理

　　支持合同资料的批量导入、导入、支持合同名称的排重、支持多条件搜索。支持合同资料、联系人资料的修改、删除权限的控制。上传和保存合同的相关扫描文件等基本信息。

　　2、合同执行管理

　　可对于合同执行中的一些节点流程进行添加/编辑, 对于合同预计执行的节点进行提取定义并增加提醒等信息。

　　3、合同资金管理

　　对于合同执行过程中的合同金额/待收/应收金额方便的管理,了解当前企业的合同中有哪些待收款;对于采购合同需要能快捷的统计和分析待付款金额。

　　4、合同的发票管理

　　对合同执行过程中涉及的发票进行电子化管理,能够登记发票的已开/未开金额,并且对已开的发票进行扫描上传。

　　信息化合同管理是一个涉及到项目管理思想(理念)、人员素质、管理模式、IT技术、应用环境等因素，需要多方协调和考虑才能将信息技术融合到工程项目管理的业务当中去，从而来提高工程项目管理效率和管理水平。只有充分认识到工项目管理的信息化合同管理存在问题的根源，掌握了工程项目管理的信息化合同管理的发展趋势，才能提高工程项目管理的信息化水平，让信息技术真正的为工程项目管理发挥积极作用。