水电行业河南海外工程建设公司的工程项目管理OA系统案例分析

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 　公司介绍：

　　河南海外工程建设有限公司(以下简称公司)于2007年成立，总部设在河南郑州，注册资本贰仟万元人民币,公司员工超过150人，其中各类管理技术人员130人,各种大型施工机械设备260台(套) 。公司是一家以国际工程、国际贸易为主营业务的现代化企业。公司管理层多曾经管理过大型国际承包企业，具有多年的海外工作经历，有着丰富的开拓国际工程市场和管理国际工程项目的经验。

　　公司主营业务为海外工程承包，如大坝、水电站、灌溉系统、道路桥梁、城市基础设施建设、水供应与水处理等项目的投资、设计、施工等;矿产勘探与开发、进出口贸易业务，海外实业投资。

　　公司已由单一的水利水电施工企业发展成为工程承包、投资开发、国际经营等多元化发展的现代化企业，在亚洲及非洲等许多国家设立了经理部。

　　公司确立了全面建设“行业领先，管理一流，品牌影响力明显，具有持续成长性和较强国际竞争力的质量效益型跨国企业”的发展目标，确立了“四大主业协同发展;建筑工程承包、资产经营两条主线稳健延伸;国际、国内两大市场双向拓展、良性发展”的战略发展模式。我们的奋斗目标是把企业建成主营业务突出，业务增长稳定，收入效益翻倍，资产质量优秀，管理体制先进，企业内部和谐，社会影响力显著，国际竞争力超强这样一个“精品型”的跨国企业。

　管理现状：

　　水电工程具有多项目多地点同时进行的特点，在机遇、压力、竞争并存的前提下，企业要生存、要发展，必须从开源节流两个方向努力。管理要利润成了企业必然选择和发展目标。

　　1、专业的项目管理人员很少

　　一方面，直到现在有项目管理专业仍然很少，这样造成项目建设中的管理与技术人员都没有系统学习项目管理知识，管理工作更多的是靠经验而不是科学。另一方面，项目管理的实践与理论的高度结合性也决定了学校培养造就优秀项目管理人才方面作用有限，而真正有用的专业的项目管理培训机构又非常缺乏。

　　2、企业中高层管理人员缺乏对项目以及项目管理深刻的、系统的认识

　　项目管理同其他任何事物一样，自身也有局限性，如果对这些局限认识不足，项目管理中的潜在风险就易被释放出来。首先，项目管理不是万能的，不能解决企业面临的所有问题，有其必要性和适用性的问题;其次，项目管理容易形成各项目与企业组织各部门间职能的重复，从而使项目组织与企业长期组织之间的优先权经常改变，人员流动频繁，内部作业之间的关系更紧密，使管理流程变得更加复杂，项目实施过程中出现冲突和矛盾是极其正常的;第三，项目管理除具有规范成熟的一套方法外，也强调用一切灵活的有效的方式解决问题。如果对这3点理解不深，就会出现盲目开展活动、大量组建正式队伍、机械套用管理方法等导致问题复杂化并使成本急剧增加的后果。因此项目进展中的种种困难难以克服，项目进度、质量、投资以及风险难以把握，预期目标难以实现。

　　3、 项目管理手段落后

　　落后的管理手段使项目管理成效低,工作分解结构、网络计划技术以及资源费用曲线对项目进行计划控制的方法虽然非常有效.但工作量很大，若采用手工计算与编制，不仅耗时费力.而且效率低、成本高。发生范围变更、技术方案变更时，计划难以及时变更.计划管理与控制总是处于被动局面。虽然通用型的项目管理软件已经在工程企业中得到应用，并且效果良好，但还有大多企业仍采用传统手工作业方式管理项目.先进的管理手段未得到广泛应用。

　问题业务分析：

　　很多项目执行不成功，其相当一部分原因是自身的问题，对项目的过程管控意识、管控能力和管控手段严重不足，致使得到的产品和服务常常与自己的期望相差甚远，比如：不能有效地评估和选择项目承包商、对项目的需求描述不完整，且缺乏有效的需求管理、不切实际的项目目标和要求、缺乏与乙方项目人员的有效合作和配合等等。

　　在建设项目管理过程中，面临的主要问题有：

　　·项目从立项申请、审批、实施到交工验收的整个流程环节及相关规范、标准不清晰

　　·目组织欠缺科学的项目管理过程以及工具，无法做到每个环节透明、可控 ，缺乏执行力和检视机制。

　　·项目管理者难于及时了解项目状态和具体执行情况，各环节信息、文件的查询、统计困难;项目成员难于及时反馈工作进展，项目中的各种风险和问题能及时发现和解决

　　·项目干系人众多，项目实施以外包为主，需要很好的沟通提醒机制

　　·领导无法全面了解和及时掌控所有项目和资源状况，决策缺乏基础数据支持

　　· 如何加强项目监管，及时了解项目进度，资金使用等状态;如何方便管理项目预算, 项目分包合同资料和合同付款, 直观了解合同执行情况

　　·如何统一管理项目各种文档资料，方便查询，并将项目成果文件沉淀到公司知识库中?

　解决方案：

　　泛普软件的项目管理系统是组织级的项目管理系统，管理项目启动、计划、执行、监控和收尾的整个生命周期，覆盖进度、质量、成本、资源、风险等项目管理的各个要素。泛普工程管理系统可根据实际情况制定和修改达成目标的项目计划，逐级分解项目为可操作的具体任务，统筹调控各部门资源，实现各单位项目运作能力最大化。

　　泛普软件的项目管理系统以项目计划为主线，结合项目管理中涉及到的进度管理、变更管理、成本管理、风险管理、知识管理、人力资源管理等内容，对项目活动的过程信息和成果物进行统一管理，最大限度地实现项目资源的合理配置和有效使用，在此基础上积累甲方项目管理的过程记录和历史资料，提高项目外包工作的有效性、主动性和管理成熟度，从而产生良好的经济效益和社会效益

　重点模块：

　　·项目信息管理：主要用于项目信息录入，包括项目编号、项目名称、项目简介、项目建管模式、参见单位、批复总投资、招标设计总投资、批复建设总工期、批复开建时间、批复永久用地、批复临时用地等信息及项目级数据权限管理。

　　·项目资金管理：录入项目的详细预算资金信息，记录合同实际支付金额，反映资金动态;预算变更、竣工结算管理;智能报表分析数据

　　·项目进度管理：项目整体进度自动计算，显示计划和实际进度偏差的比对，清晰直观，方便项目经理跟踪和管控项目阶段进度和里程碑进度

　　·项目文档管理：完整的项目文档生命周期的管理，保证项目交付物质量，形成知识沉淀;提供文档模板，文档和电子表单可在线编辑，方便快捷

　　·项目合同管理：管理与项目相关的合同信息以及收/付款计划;并在项目实施过程中分期录入实际收/付款记录;生成项目合同一览等统计报表

　　·安全管理：主要围绕工程安全管理要求，将安全台帐、安全法规制度、安全设备、安全问题统一纳入管理。

　应用效果：

　　通过实施泛普软件系统，构建甲方建设项目全生命周期管理信息化平台，实现了如下的目标：

　　满足企业多项目管控的需求

　　各种项目不仅是企业的成本中心，而且是利润中心。泛普软件项目管理信息系统辅助企业决策层、项目管理部门及项目承担者进行多项目/多层次的管控，有效提高项目的综合效益，从而达到节约成本，减少损失，有效控制浪费的目的;同时，公司决策层及管理部门能够通过信息系统准确、及时地获取各项目部发生的全部业务信息，从而加强集团公司总部对项目的全方位指导、检查、监督和考核。

　　满足企业标准化、规范化、流程化管理的需求

　　随着对企业精细化管理要求的不断提高，需要制定标准化、规范化、流程化及可追溯的项目管理工作体系(包括组织架构、工作流程、责任分配、信息整合等)和畅通的信息沟通渠道。利用泛普软件项目管理信息系统，将公司决策层制定的管理标准及规范体现其中，保证系统以标准、规范的方式支持各管理部门及项目部的日常工作，满足项目信息准确、快速、高效的在集团公司和各个项目组织之间汇总、审批和共享的需求，从而提高公司管理效率。

　　满足项目管理工作平台的需求

　　泛普软件系统成为各项目组或外包实施单位的工作平台，既解决项目组或实施部门的业务需求，成为其规范工作、提高效率的平台助手，又解决管理部门的分析、管控需求。管控所需数据直接由系统从底层项目组或外包实施单位的业务数据自动抽取、汇总，不能仅是满足管理部门需求的数据填报系统。