弱电行业浙江恒信达电子科技公司的工程项目管理OA系统案例分析

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 　公司介绍：

　　浙江恒信达电子科技有限公司的经营范围是：电子产品的研发;建筑工程、电力工程、市政公用工程、通信工程、机电工程、电子与建筑智能化工程、消防设施工程、建筑装修装饰工程、城市及道路照明工程、计算机网络工程、音响工程、学校电教弱电工程及其他弱电工程的设计、施工;承装、承修、承试电力设施;家用电器、音响器材、办公用品、五金交电、电工器材、机电设备、电子教学设备、计算机软件及辅助设备的销售;电器维修;饮水设备、水处理设备的销售与租赁。(依法须经批准的项目，经相关部门批准后方可开展经营活动)。在浙江省，相近经营范围的公司总注册资本为79920万元，主要资本集中在 1000-5000万 和 100-1000万 规模的企业中，共214家。

　管理现状：

　　浙江恒信达科技的弱电集成/安装企业的管理涉及面广，因此管理的难点也较多，通常表现在以下方面：

　　1、售前跟进的项目较多，难以对这些潜在项目的跟进情况、状态、竟争情况、方案、投标报价、文档等进行及时了解，以及实现售前费用的合理管控。

　　2、难以实现投标清单、合同清单、预算清单、采购清单的关联处理，全程贯通。

　　3、维以实现对产品(设备)的序列号(机身号)进行采购、出库、维修的全程跟综。

　　4、难以实现跨区域机构的日常业务协同管理，实现分散经营、集中管理。

　　5、难以实现相关的合同、预算、采购变更引发的后续业务处理。

　　6、难以实现相关工作的预警，以降低经营风险。

　　7、难以很好的进行资金管理、成本管理、财务核算。

　　8、不能很好的快速整合相关部门的信息，工作效率低，工作质量不能保证。

　　9、不能很好的实现售后的全过程、全方位管理。

　　10、管理层难以及时了解到相关资讯用于科学决策。

　问题业务分析：

　　浙江恒信达的信息化目标是建立覆盖整个企业的“综合项目管理信息系统”。

　　1、弱电工程行业大多属于项目型销售，因此每个新的项目商机(线索)的管理非常重要，但目前很多弱电企业的商机都分散保存在业务人员手中，管理层不仅无法对商机进行集中管理、更无法及时了解到每个商机的跟进状态，以对商机进行合理的斟选和跟进建议。对于投标类的大项目，更需要有好的全程化管理手段支持。

　　2、负责工程管理的人员很希望能及时了解到每个工程的全面情况，比如工程

　　度是否正常、人员安排是否合理、材料采购和领用是否正常、费用报销是否在预算控制内、有哪些工程进度款该进行结算了等等。

　　3、如何能更好的进行材料预算和费用预算的编制及管控，达到预期利润。

　　4、如何实现材料预算与采购计划、合同、入库、领用、结算的全程化、科学化管理。

　解决方案：

　　弱电工程项目管理软件是泛普软件针对弱电安装企业研发的一款以项目为主线、建立成本中心、重点对供应链管理、计划管理、合同管理、资金管理、分包管理、售后管理;同时系统集成了OA办公、人事管理、行政管理;为企业提供一站式信息化解决方案，解决项目管理难题，提升项目管控能力。

　　系统采用纯B/S架构可以帮助企业实现互联网+，其严密的三级组织架构及安全体系可以满足企业中远期公司业务发展需求。系统采用先进的前台技术，界面设计简洁，员工操作简便。

　　用户还可以下载IOS及安卓客户端实现企业互联网+业务管理，实现施工管理新模式!

　　1、集团级的商业智能分析通过对计划、合同、资金、预算、成本等大量数据进行抽取，可以将数据以更便捷的方式展现，从而为公司领导决策提供数据基础。

　　2、更精密的成本控制体系通过PDCA的管理思想，系统以计划为龙头，建立项目成本中心，包括预算成本、计划成本、实际成本的三级管理。

　　企业把劳务费用、分包费用、材料费用、机械费、管理费、提成费、税金、保险费统统纳入到实际成本核算体系之中，临界预警、变更控制、超支限制三位一体，真正做到全面预算控制。

　　3、更精细的供应链管理项目型企业的供应链与制造企业相比，有着自身的特点，系统采用了计划->采购->仓库的三级管理模式。

　　计划阶段制定材料预算计划进行总量控制实施阶段制定物资需求计划，根据总量制定分期的需求计划采购阶段建立合格供应商及考核机制，根据需求计划根据合格供应商进行比价管理严格控制成本并以合同约束为条件建立物资采购合同及采购结算严格控制资金使用。

　　4、全面的合同管理系统以合同约束为条件进行合同的创建、发票、付款、结算同时以合同为基础建立企业的营改增发票管理体系。合同管理分收入合同及支出合同，不同的合同类别通过权限进行管理。

　重点模块：

　　项目投标：项目投标主要工作是制作标书，系统提供一个专门上传标书附件的表单，可以通过流程让不同的人将其制作标书的部分上传上来，最终形成一个完整的标书。

　　项目立项：项目立项是整个项目的起点，销售人员将通过各种渠道得到的招投标信息登记进系统里，并发起流程，让公司管理层进行审议，审议通过的立项信息将作为下面招投标信息工作的依据。值得注意的是本系统将项目从立项开始就区分项目属于自营项目还是联营项目(挂靠项目)，两种项目立项通过后将走两条不同的项目管理路线，自营走工程施工管理路线，联营走对业主工程收款和联营方工程款借支(拨付)的路线。

　　项目合同：项目中标后会跟业主签订正式的项目施工合同，用户将合同主要信息录入系统，如项目名称、合同金额、工期等。这些合同信息会被系统用于后期的项目管理，如项目收款。

　　分包管理：随着专业分工的发展，分包在工程建设中起着重要的作用，系统提供了一套以分包合同为中心的分包解决方案，根据分包合同和施工进度进行成本的管控。

　　施工管理：系统将劳务的内部发包定义为施工管理，通过内部签订施工合同，根据施工进度进行劳务结算，实现劳务成本的管理和控制。

　　设备租赁管理：为了有效的统计项目的机械设备成本，无论是公司自有设备还是外部租赁设备，系统统一按照设备租赁来处理，不同的是公司自有设备只产生使用成本，不会产生财务的应付账款。

　　质量安全管理：通过系统可以实现对项目上发生的质量安全情况及时的记录和处理反馈，从而有效对项目的质量和安全进行管控。

　　进度管理：系统采用技术，项目进度可以很方便的进行编制和查看，使项目进度的管控变得更方便和直观。

　　材料管理：工程施工过程中材料消耗成本占了项目成本的相当大的比重，加强材料管理就相当于控制了项目的一项重要成本，所以材料管理就成了项目管理的重要工作。材料管理目标概况为：按时、按质、按量保证工程施工的材料供给，即按照工程施工计划进度供应物资，既不超量采购导致过度占用流动资金，也不因采购不足而造成停工待料，并保持合理库存。做到需求有计划，采购按计划，供给有保障，资金不占用。

　应用效果：

　　实时掌握项目动态成本和即时利润

　　在项目的任一时间点，都能实时掌握项目的最新成本状态，而不用等到项目结束;再自动与设定的目标成本(预算)及项目收入进行横向、纵向对比，控制利润和预计毛利一目了然。在系统强大的核算分析功能之下，精细化管理(如：核算单台设备的利润)，已变成现实!

　　物流采购轻松配合项目进度

　　预计使用日期、采购到货周期、采购申请日期、预计到货日期、实际到货日期等一系列设置，极大的方便了采购部与工程部门的沟通协调，也清晰的界定了各部门的责任。

　　1、建立起了公司级的管理平台，可以满足多机构、多项目的管理需求。

　　2、加强了项目的概预算和执行过程管控，使项目在开展过程更加客观和可控、管理更加精细。

　　3、规范了项目管理体系，将管理制度固化在系统中，降低了人为因素的影响，管理规范自然而然融入到日常工作中，提高工作的规范性。

　　4、项目整个过程变的更加透明，管理者可以及时了解项目有关的各类信息(包括项目进展、合同、资金、风险、实时利润等)。

　　5、加强了知识积累和考核管理，提高了工作积极性，并为更多项目的成功积累了经验。

　　6、由于系统对成本、资金管理等进行了精细化管理，使的项目利润更加可控，资金安排更加合理，企业竟争力更强。