工程资料档案管理软件系统

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 　　工程资料的管理系统的需求分析：

　　一、可行性分析

　　1、技术可行性

　　本课题应用的相关技术，如 C#.NET 语言、Visual.NET2010 集成开发平台、 MSSQLserver 数据库等，目前都已经发展得十分成熟，其应用都已经十分广泛， 因此可以认为本文在技术上的风险是可以控制的，技术实现上是可行的。

　　2、经济可行性

　　本课题由成都市地铁公司立项研发，因此在研发经费上肯定是有所保障的。 系统运行需要的软件平台和硬件设备完全可以沿用成都地铁公司现有的服务器和 办公终端，可以说无需额外成本。而在系统上线后，一方面可以充分降低成都地 铁建设工程档案管理工作人员的工作负荷，一方面又能够大力降低传统档案管理 方式下的差错率，能够有效地提升成都地铁公司建设工程档案管理的工作效率， 由此带来的应用价值和经济价值都是可以预见的。因此本课题的成本是可控的， 经济上是可行的。

　　3、操作可行性

　　在工程档案管理系统软件的用户界面设计上，以界面的美观大气为基础，本课题充分考虑了用 户体验、操作便捷等因素，力求在系统操作和界面外貌上尽量贴合目前大众常规 操作的要求，而且在需求阶段也积极收集了用户对系统操作和界面上的意见和建 议。另外，本课题的研发周期为一年，开发进度绝对有所保障。因此本课题在用 户使用操作和开发进度控制上都是可控和可行的。

　　二、系统功能列表

　　在前期用户需求收集的基础上，经过对需求的细致整理和分析，本论文总结 出了软件工程资料管理系统的五大功能模块，分别是系统维护模块、收集整编模块、文件管理模块、档案管理模块、开发利用模块。每个大模块下包含了若干子模块。

　　业务流程

　　1、总体业务流程

　　各单位的档案管理各有不同，但总的都可分为：档案的收集整理、日常管理 和信息服务三部分。在对各个不同特点的业务流程做细致的分析和总结之后，本 系统最终形成了文件管理模块、收集整编模块、档案管理模块和开发利用模块等 功能模块。 按照不同业务流程的特点，制定系统内部的各种规则，包括档案分类方法、 排序方法、组卷规则、编号规则等，系统就可以按照这些规则的要求自动完成档 案管理特别是收集整编中的大量重复工作;档案员只需完成程序难以实现的文件 鉴定、规则设定工作;如果建立了数据接口，档案员还可以避免档案数据的录入。

　　通过定制规则，系统还可以成为实物档案很好的辅助管理工具。 通过文件管理库(文件库)、收集整编库(整编库)和档案管 理库(档案库)这三个数据库的协同操作，系统来完成电子档案的全部信息化管 理工作。

　　(1)文件管理库(文件库) 由各办公室的文书和机要员对各种收发的文件进行登记和管理，该数据库内 的信息描述是以收发文件流转为描述重点，与 OA 系统的描述很相似，与档案库 有所不同。

　　如您所在单位已经建立 OA 系统或类似系统及其接口，这些系统的数据可通 过接口直接转入文件管理功能;若存在尚未在 OA 系统中进行管理，或者不能在 OA 系统中进行管理的文件，此时文书或者机要员就可以使用文件管理功能，将这 些文件录入(转入)文件库;文件的收集整理、分析鉴定和修正调整都是在文件 管理功能中完成的。对那些不需要归档的文件，需要存放到指定的不归档文件库 中，需要归档的文件可在文件管理功能中转给档案员，转给档案员的待整理文件 可在文件管理中进行初步的组卷处理。

　　(2)收集整编库(整编库) 整编库主要用于归档文件的录入和整理。符合归档条件的文件可以通过 OA 系统的接口导入到整编库中。因为经过收集整编的文件有可能会形成正式的档案 文件，因此整编库的文件描述信息(库结构)和档案库的文件描述信息(库结构) 是一样的。 分散整理时，各基层单位和部门的文书或兼职档案员可在收集整编中录入和 整理本部门的待归档文件，然后提交给上级归档部门。依照系统统一制定的归档 文件整理规则，归档部门对下属单位和部门提交上来的档案进行接收和检查，对 不符合要求的档案，归档部门有权利将其打回给原来单位和部门，要求其重新进 行整理。 在集中整理的情况下，档案员对 OA 接口转入的待归档文件和自己录入的待 归档文件进行集中统一整理。

　　(3)档案管理库(档案库) 档案库主要用于对已正式归档的档案进行录入和管理。对经过收集整编后的 归档文件，档案人员可以对其进行确认处理，以将该文件转入到档案库。整理好 的馆藏档案在经过信息化加工后，其电子档案信息会直接存储在档案库中。档案 库中的文件一般只用于档案人员对其进行数据维护和信息利用，而不再对其进行 再次整理。对于超过保管期限的档案，可以通过进行档案鉴定来修改其保管期限 或者直接进行档案销毁。销毁后，档案仅保留销毁目录而转入到销毁库中。 总体说来，档案的开发利用，就是将上述文件库、整编库和档案库中的档案 信息提供给用户借阅使用的过程，既可以通过网络借阅，也可以实体借阅。

　　2、文件管理业务流程

　　文件管理是文档一体化的开端，是档案管理的来源和前期准备。办公室文书 和机要员根据在系统设置中已经确定好的文件分类及其著录项条目规则，将本部 门产生的文件和本部门收发的文件登记到系统中，并将其原文挂接到著录项条目下。文书和机要员对接口转入的和自己录入的文件进行鉴别和整理，调整著录项 和原文后，将需要归档的文件转入整编库，即将文件移交给兼职或专职的档案员， 不需要归档的文件仍保留在文件库中。 文件管理工作和文件移交工作可以根据您所在单位的习惯和要求，随时进行， 或定期进行。

　　3、收集整编业务流程

　　文档的收集整编业务主要包括整编方式的确定以及整编规则的制定.

　　(1)整编方式 档案管理的对象是大量的档案文件，对这些文件进行科学的分类和组织，是最后形成便于使用、易于管理的档案管理系统的基础。一般单位会采取以下不同 的整编方式： 集中式：档案部门集中立卷。 分散式：部门整理各自档案、随办随归，最终一年集中到档案部门一次。 结合式：按照档案类型的不同分别采用集中式和分散式。

　　(2)整编规则 不同的档案类型，有不同的整理(立卷)规则。整理工作归纳为如下处理步 骤：通过价值鉴定，剔除不需要归档的文件，确定需要归档文件的保管期限。 归档文件整理：需归档文件的“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”;可 通过设置整理规则，自动完成这一过程。