在企业信息管理系统下建筑工程行业如何做好材料采购管理
众所周知,在建筑工程行业中,材料采购成本是工程建设施工成本中占比最大的一项,其所涉及的范围之广,数量之大、程序之多是以往传统现场审计中难啃的硬骨头之一,往往面临着如下问题:
(一)价格沟通机制不完善,存在“价格孤岛”
目前虽然在大数据时代的背景下,但由于地方保护或其他原因,材料采购价格相对来说不透明,尤其是作为建筑工程行业中砂石料等材料,地方保护较多,往往容易形成价格孤岛。
(二)企业内部控制措施不完善,不相容职务分离未到位
其主要表现为一人兼任多个不相容岗位,重要岗位长期不实行轮岗机制,授权审批设置不合理,材料采购权限过于集中,未根据业务类型和金额大小做相应授权,这容易使材料采购成为“一言堂”,有舞弊风险。
(三)供应商相关联关系不明
根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招投标法》等规定。应标企业间存在相关联系是法律禁止的。基于此项,前来应标的企业是否存在相关联关系是审计重点之一,这关系着材料采购招投标是否存在围标、串标的可能。尤其在当前,供应商中鱼龙混杂,大型供应商委托他人成立公司等现象频发,以皮包公司参与招投标,形成围标、串标,供应商间的关系无法明确知晓。
(四)日常专项审计力量缺失
目前,大多数企业(尤其是央企、国企)都成立了纪检审计监督部门,配备了专职审计人员,但是普遍存在人员配备少,审计工作量大的矛盾,尤其是刚成立的部门对材料采购并未有完善的监督机制,不能经常性对于材料采购进行专项审计,亦不能及时提示材料采购风险。
由于建筑行业工程在建造过程中,有相当多的隐蔽工程,无法同其他材料采购审计一般现场核实材料采购使用量,因此在传统审计方法下,审计人员一般通过翻阅大量的采购部门留存纸质文件材料,或者利用材料采购部门编写的合同台账等,运用Excel工具软件,使用大量的公式算法来完成数据筛选或数据归集,从而发现审计线索。但在传统的审计方法下,审计人员无不面临着数据多、耗时长、成效低的窘境,现场审计时间不足、审计覆盖面窄,审计线索少,审计重点模糊等等,仅仅局限于材料采购当中的某一项或某一流程,无法及时发现材料采购流程中的弊端,不能合理提出审计建议,达不到审计目的。
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