加强物资管理内部控制：这些措施助你规避风险

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 　　一、物资管理中内部控制执行的难点

　　1、库存物资缺乏流动性，采购随意造成物资堆积

　　在企业管理中，对仓库物资的合理采购往往是一个薄弱环节，这个管理环节中涉及到物资使用部门、采购部门和保管部门，如果各部门间信息沟通不及时、信息不完整，都会直接造成仓库物资堆积的情况。如使用部门往往以临时性或抢修任务为借口，对物资需求没有详细的计划，这容易造成采购部门也无采购计划，需用什么采购什么;保管部门因物资品种繁多、管理繁琐等原因，未能建立物资保管的最低限额，对采购部门也未能提供库存物资的详细情况。

　　以上情况的存在促使合理采购成为一个难点。在必须保证生产经营的前提下，只有保证物资不出现断档，就容易出现物资采购的随意性，从而引起管理上的疏忽，使管理出现脱节，最终导致库存物资起不到应有的作用，缺乏良好的流动性而出现物品堆积，直至堆积时间过长出现老化或更新，造成浪费。

　　2、购买次品影响生产

　　一般情况下，物资在采购之后进行库存管理，并根据入库单据和发票进行报销付款。但是由于采购人员、保管人员和财务人员对于采购物资的质量等状况没有全面的了解，对物资好坏无法正确判断，而物资使用部门往往也没有参与这个环节，造成了在付款之前缺乏良好的内控措施，增加了物资采购的风险，对公司的经济效益以及安全都产生了不良的影响。

　　3、报废资产浪费严重

　　资产报废在物资管理中占有重要的地位，对企业来说这意味着净资产的流失，直接减少了利润。在实际生产过程中，因为设备故障问题需要更换或者整体设施需要改造，往往事先并没有财务人员参与，对确定报废的资产缺少专业的鉴定结果，而对新改造方案中也往往缺少对旧设备评价的依据，容易造成资产的浪费，不利于企业的发展。

　　二、加强物资管理内部控制的对策

　　1、加强制度建设，规范运作流程，防止管理流于形式

　　建立能充分覆盖废旧物资回收及处置各环节的管理制度，在各业务环节之间建立一套相互制约的内部控制体系，对企业废旧物资管理的职责分工、业务流程、分级审批等做出明确的规定。对回收、申报、定价、处置、结算等各关键环节提出明确具体要求。对实物管理、信息记录与传递过程、资金流过程、业务环节过程、每一业务环节的监督必须有明确的限制，做到相互制约、相互牵制。确保废旧物资处置工作规范有序，关键环节闭环严谨。

　　废旧物资管理制度和内部控制制度体系必须包括但不仅限于以下内容：

　　一是企业废旧物资管理的内部管控环境，包括管控权力制衡与职责、关键岗位设置、管理控制指标的明确情况，处理项目层次是否有决定权，谁监督处理过程，谁进行账务登记管理，相互岗位的设置与职责分工情况是否相互制约;

　　二是对管理过程中的潜在失控风险环节的识别、评估与防范情况;

　　三是围绕废旧物资规范管理活动制定的制度、授权、复核、报告与统计、业务监督与检查规定情况;

　　四是建立了废旧物资管理情况报表制度;

　　五是建立废旧物资管理过程的监督制度。重点从归口管理、回收管理、处置渠道、处置方法、结算管理等环节加以规范和监督。

　　2、加强仓库物资管理，与相关部门信息互通

　　仓库管理应根据销售计划、生产采购资金筹措等制定仓储计划，合理确定库存存量的结构和数量;加强日常管理，严格限制未经授权的人员接触存货;建立库存存货分类管理制度，对企业全部存货以其重要程度、价值高低、耗用量大小和订购难度等为标准，划分出A、B、C类分别管理。同时，建立健全仓库定期盘点制度。在对库存材料管理中，仓库管理员应做好材料的盘点工作，做到账实相符，尤其是应掌握最新的存货数据。为采购材料提供依据，为生产投料做好准备。

　　采购部门对物资的采购数量及品种在采购前应有一个合理的测算。首先应考虑仓库材料的库存数量;其次再根据采购需求，确定实际采购数量。这就要求物资保管部门与采购部门应建立良好的库存信息共享平台。最好的管理模式是采用办公自动化管理，出入库直接在软件中填制审批，做到仓库物资及时更新，同时相关部门能及时查询、确认。

　　3、加强物资采购和供应管理，建立良好合作供应关系

　　首先是建立供应商公开招标制度，其目的是降低物资成本，提高物资质量。公开招标方式可以合理利用供应商之间的竞争关系，争取以最低的采购价格获得最佳质量的物资，这直接降低了物资采购的成本，从而加速资金周转，促进企业盈利。

　　其次是签订长期保障协议，分批采购物资。对于可信度高、专业性强的供应商，企业应积极与其合作，并签订定点采购的长期保障合同，据此要求获得价低质优的物资，还可采用分次付款的方式，达到供求双方共同承担市场风险的目的，以规避市场行情变化给企业带来的不利影响。此外，企业在采购物资时还应注意遵循分批采购物资的原则，这有利于尽可能地降低库存，减少资金占用，从而降低企业物资管理成本。

　　最后，企业在与供应商建立良好合作关系的前提下，应深化双方合作关系，使供应商能对具有再利用价值的物资或废旧品进行回收，以达到双方受益的目的。对企业而言，这一行为可使其获得额外收益，在一定程度上补偿物资管理支出，达到降低和控制物资管理成本的目的。

　　4、健全内控制度，进行及时监督

　　物资的采购牵扯到方方面面的权力与责任，而且企业外部环境因素也无法确定，如果企业内部管理不健全，容易对物资采购的内部控制产生较大影响。所以应当加强对采购环节的控制，注重事前、事中监督，使物资采购趋于合理化、规范化。

　　首先，健全业务员的岗位责任制度，业务人员要对所需的物资进行计划编制，寻找能够满足企业需求的供应商，并以最低的价格向供应商发出购货订单。在验收货物、存储或使用物资时，都要进行会计记录。

　　其次，建立健全招标采购制度，企业采购应当由不同的部门负责招标的各个程序，使部门之间相互监督。同时招标应当公平、公正、公开，避免人为因素的影响。也要健全物资采购的检查制度，对库存物资进行定期的检查，由多个部门成立检查小组，定期对物资进行盘点，查明账物是否一致，如有不符要查找原因，追究相关人员的责任。

　　第三，健全企业的内部审计制度，通过对物资采购的审计，防止采购活动的舞弊行为，发现问题及时的进行纠正，保证采购活动在国家法律和内部规章的范围内有效进行。

　　5、建立健全报废物资的管理制度

　　在物资一旦被确认报废后，应当由专门的管理部门建立报废账目，对报废物资根据情况进行分类登记，并对报废物资存放的地点以及报废情况，是否还有利用价值进行合理明确的注明，并对不同的物资进行分门别类，以便区别。主要是分析其造成损失的原因，找出主要因素加以整改，避免再次出现废品。

　　物资是构成企业成本的重要部分，对企业经营和效益有直接的影响。在整个物资管理过程中，建立和完善相应的内部控制制度有利于提高工作效率，降低物资消耗，减少损失和浪费。同时，可提升管理质量，有效控制舞弊行为的发生，对企业的发展有深远的意义。

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