医院档案管理制度
医院档案管理制度提要:部门(科室)指派专人兼任档案管理员,负责部门(科室)档案的日常管理工作。档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办
文章来源自 酒店管理软件医院档案管理制度
为全面反映医院历年经营和管理工作的内容,妥善完整地保存各类重要文件、资料,加强档案管理工作的规范化、标准化、程序化,制定本制度。
1、适用范围
本制度适用于医院各类档案的管理。
3、职责部门
3.1院办(人事行政部)负责院级文件档案的管理工作。
3.2部门(科室)指派专人兼任档案管理员,负责部门(科室)档案的日常管理工作。档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办(人事行政部)负责人。
3.3院办(人事行政部)负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。
3.4部门(科室)负责人负责审批本部门(科室)普通文档的借阅申请,其它文档的借阅申请由总经理(院长)或指定负责人审批。
3.5机密文件借阅、所有文件的复制及销毁申请由总经理(院长)或指定负责人审批。
4、档案收集、归档
4.1凡医院缮印发出的公文(含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等),原件一律由院办(人事行政部)统一归档管理,发文复印件按规定由收文部门各自归档。
4.2各部门处理完毕或批存的文件材料,由部门文秘集中统一整理、归档。
4.3一项工作分别由几个部门(科室)参与办理形成的文件、决议,由主办部门(科室)负责收集整理,交院办(人事行政部)归档。
4.4部门(科室)组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门(科室)收集、归档。
4.5医院召开的工作会议文件由院办(人事行政部)收集、归档,并由会议组织部门(科室)指定专人将会议材料、声像档案等向院办(人事行政部)办理归档手续。
4.6医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的,应及时交院办(人事行政部)归档。
5、档案立卷
5.1档案管理员应使用档案盒(或文件夹)根据文件类型将档案分别立卷,统一存放至档案柜中。
5.2档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”,“案卷类目”条文必须简明确切。
5.3案卷类目编制原则:含医院全称和经办www.fdcew.com部门全称,按上(医院全称)、下(经办部门全称)排版;根据文字量,也可以按左(医院全称)、右(经办部门全称)排版。
5.4案卷类目名称需根据5.3款标准,采用标黑一号字体打印,粘贴于档案盒(或文件夹)左侧距顶部3厘米处。
5.5归档的文件资料须按年度分别立卷,立卷必须核对归档文件的完整性、准确度,对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。
5.6归档文件应符合国家有关档案管理的要求,目录清楚、字迹工整、图样清晰,不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。
5.7部门(科室)经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档;医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。
6、档案目录编制
6.1档案文件编号原则:A1A2A3A4—B1B2C1C2—D1D2其中A1A2为医院代字(遵照《行文管理制度》附件《医院简称对照表》),A3A4为两位数年份号,B1B2为部门(科室)代字(大类)号,C1C2为文件类型(小类)号,D1D2为两位数档案序号。以上代字为汉字的,均用其拼音的首字母表示。例如:山西现代女子医院的行政部为经办部门,归档文件类型为2006年的通知,是此卷中的第7份文件,则档号为:JX06—XZTZ—07。
6.2档案管理员应在档案盒(或文件夹)首页位置设立《档案目录》(附件10.1)。
6.3所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号,并按顺序将档案信息登记在《档案目录》中,以便查阅。
6.4《档案目录》内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。
7、档案保管权限、期限与类型
7.1档案保管权限
7.1.1财务部档案由财务部保存;
7.1.2人事部档案由人事部保存;
7.1.3医院证、章、信由总经理(院长)指定负责人保存;
7.1.4其它各类档案由院办(人事行政部)保存。
7.2档案保管期限
7.2.1财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。
7.2.2医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。
7.2.3政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。
7.2.4本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。
7.2.5普通文档保管期限为3年至5年。
7.2.6保密文档须于失效当日即刻销
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