考勤管理软件实施失败的重要原因

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• 造成考勤管理软件项目失败的祸首往往另有其人。

  　　执行一个大型的考勤管理软件项目，其难度无异于攀登珠穆朗玛峰。许多无法逾越的障碍常常使得项目无疾而终。部分考勤管理软件项目的结果与预期的大相径庭。这些项目或者是不能达到可衡量的商业利益，或者更糟糕，有可能威胁到公司的经济实力。

  　　把考勤管理软件项目与登山相类比是否有些夸张了？也许如此。但是它强调了考勤管理软件项目实施过程中存在的巨大障碍。正是这些障碍，在很大程度上使企业用考勤管理软件项目有效整合人力资源流程的愿望化为泡影，而最终换来的结果是昂贵的支出和心灰意冷。尽管人们总是把问题归咎于技术的缺陷，但说实话，造成问题的祸首往往另有其人——比如应用考勤管理软件程序的人对系统的功能和运行一知半解。

  　　诚然，正如攀登珠峰一样，困难无所不在。但是考勤管理软件项目的成功给公司带来的甜头让人们对这个艰苦的旅程仍然充满期待。考勤管理软件系统是人力资源管理的支柱——无论是公司内部还是外部——从内部员工档案信息和薪酬绩效表现数据的有效整合，到未来的延伸型企业和协同商务平台。这些是企业长远发展的根基。

  　　咨询公司通过多年实践摸索出来的经验教训，也许能提供一些有益的借鉴，帮助企业排除导致考勤管理软件项目失败的重重阻力。没有一本“考勤管理软件教科书”可以让每个项目完美无缺，但是听一听“老兵”的经验之谈是有百益而无一害的。下面按照严重性大小倒序列举考勤管理软件失败的10大祸首。

  　　10.　把“上线”作为项目的结束

  　　考勤管理软件的实施绝不仅仅是一个简单的项目，“上线”并不是终点，而是一个新旅程的开始。一般来说，考勤管理软件项目的先期投资非常大，而期望的应用生命周期也在10～20年左右。企业组织起一个团队，用了1～3个月的时间终于完成了项目的“上线”，怎么能在投入使用的一个月后就散伙呢？

  　　想像一下，一个历时3年、花费数百万美元所建成的大型化工厂，在开工不久就把他们的工程师们遣散回家。这是不可能的！在未来的岁月里，工厂还要仰仗这些工程师来不断发展。保留考勤管理软件项目实施小组的主要人员——包括业务和技术人员，可以保障考勤管理软件的应用，处理应用中的瓶颈问题，改进系统，并且继续寻找提高生产力的方式。

  　　9.　对系统启用后暂时的低潮表现缺乏心理准备

  　　部分考勤管理软件项目对企业组织构架的改变是革命性的，这不仅仅是技术转型，它很大程度上改变了一个企业的业务流程、企业文化、企业知识以及工作环境。因此，项目上线后随之而来的适应期是不可避免的。研究表明，甚至那些在实施阶段非常顺利的项目，也无法避免新系统启动后的适应期。例如，薪酬和绩效管理效率可能从98%下降到90%，处理销售订单或者货品入库的速度都有可能减慢。

  　　企业必须通过详细计划、试点试用、内部教育和风险分析等一系列手段，来减少这种情况发生的可能性。但是，企业必须充分认识到项目上线最初的这段适应期的存在。如果执行得当，那么这种负效果可以减低到最小，而且在最短的时间内消除。

  　　8.难以平衡业务整合需要和对短期绩效的追求

  　　如今，每个CEO都必须尽快做出成绩来，而不是在一年半载之后。由于一个完整的考勤管理软件项目实施所面临的巨大挑战，他们很难向管理层承诺，考勤管理软件项目实施后的2～3年内可能节省的具体费用，他们要的是即时的回报。

  　　由此而言，考勤管理软件项目实施面临的挑战是：如何规划好项目的规模和实施顺序，从而迅速地获得最大程度的商业回报，同时不危及考勤管理软件整合的最佳效果。

  　　7.　与数据有关的各项工作启动太晚

  　　数据的一致性和准确性至关重要。一个大型的考勤管理软件项目的投资巨大，但要记住的是：系统的有效使用依赖于原始输入数据的准确性。问题往往就出在这里。调查显示，绝大部分公司在意识到数据的质量和准确度时都为时已晚。

  　　在项目刚开始时就应该考虑数据的问题，而不要留到系统上线的前2个月才如梦初醒。要决定采用何种新的数据标准，清理和转移现有数据也需要大量的时间。这将保证有关档案、薪酬和绩效的重要信息与未来的业务发展保持一致。

  　　举例来说，直线经理对员工的绩效情况比HR更清楚，这种情况毫不让人感到意外。而考勤管理软件的实施可以从技术上让你占据上风，很直观得看出一个员工绩效的变化。但是，只有当系统中的数据前后一致并及时更新，并且你能够即时获得这些数据时，才可能争取这个信息优势。

  　　6.“核心团队”缺乏顶尖业务人员和技术人员

  　　这可能成为一个巨大的挑战。你的项目需要顶尖高手的参与——不仅仅是技术明星，更需要业务好手。即使你必须牺牲某方面的质量，也不能放弃业务尖子。相反，也许你可以牺牲技术专才，因为你保留的咨询顾问可以带来熟练的技术人员。

  　　这些高手应该比任何团队中的其他成员更紧密地围绕在项目经理周围，千万不要因为张三或李四无所事事而将他们纳入团队中。这样做可能很困难，因为你最好的下属无疑正忙于其他事务，而有些大型的考勤管理软件项目需要20～300人的参与。可是，你必须将你最好的一些队员从日常事务中解放出来，加入考勤管理软件项目组。

  　　5.项目起步了，却没有高级管理小组的支持

  　　任何一个大型考勤管理软件项目都会牵扯庞杂的业务流程、角色、职责、标准以及数据定义，而这些变革无法自下而上地开展。一个有效的管理小组就显得格外重要，而一位高级行政人员进行积极有效地领导也同样关键。考勤管理软件项目会触发一些困难的、有时甚至是恶性的问题，而承担责任的这位高级管理人员就可以及时处置，并观察指挥部是否能够理解并接受这些决定。

  　　管理小组可以每个月碰头一个小时，勉励项目经理，或者也可以花更多的时间了解和指导项目进程，做出重要的决定，规划公司的未来。两者之间有天壤之别。

  　　从业务角度来看，这位高级管理人员通常会是首席财务官，也可以是首席行政官，尤其是那些涉及关键的流程、并且关乎公司未来的成功的项目。考勤管理软件项目的“守护神”必须是集团领导层的一员，并且最好不是首席信息官。否则，其他的管理人员不会积极参与，而考勤管理软件项目则会变成HR和他的技术人员的任务。

  　　4.忽视强有力的系统整合团队的建议

  　　公司经常花费大量的时间和金钱选择一个强有力的系统整合团队(System Integrator，SI)，却在项目进程中处处与之为敌，这实在让人匪夷所思。如果总是质疑SI，或者认为它的建议只是为了简单地产生更多收入，那为什么还要为了咨询顾问的专才花费巨资呢？SI应该成为你的左膀右臂，因为考勤管理软件对你而言有可能只是第一次或者第二次接触，而SI也许已经数十次或者上百次经历过类似案例。那么为什么还要对SI百般猜疑呢？

  　　相互尊重和伙伴关系是项目成功的关键，包括对每一位伙伴以及软件供应商的尊重。同样，SI也不能先入为主地认为客户百般刁难而不愿提供有力的咨询意见。

  　　在选择SI时，公司应该：

  　　首先，考虑兼容性。你是希望咨询公司从天而降替你完成所有工作，还是和你携手工作解决困难呢？有些SI公司偏好“携手合作”的态度，而其他公司则喜欢对你说：“这是给你的指令，这是未来的景象，我们开始工作吧。”

  　　其次，你可以根据公司文化决定选用哪种工作方式。

  　　再次，仔细审查SI的工作记录。除去SI的包装，和软件供应商以及业内分析人士交流，听取他们的意见。

  　　最后，花时间考察将与你并肩工作的每一位团队成员，记住在合同中规定，在项目进行过程中，项目领导和伙伴应始终在你左右。

  　　3.试图创造与公司文化不相容的解决方案

  　　20世纪90年代，调研发现，许多进行ERP项目的公司都视之为排除万难的灵丹妙药——即使解决方案的“风格”与公司的文化传统并不相容。

  　　管理人员也许希望在一个全球业务中央集权式的环境中工作。和沃尔玛颇为相似，全球总部拥有不可置疑的权力和纪律。然而，如果公司的文化崇尚分权式的创业精神，那么沃尔玛式的风格并不适合。你无法运用技术强行改变公司的文化，因此如果公司的结构十分离散，那最好选择安装分权式的考勤管理软件应用程序，或者直面将要来临的巨大变革。

  　　但是，假如CEO授权某人彻底审视整个公司及其文化，那就另当别论了。需要重申的是，CEO并不将考勤管理软件视为简单的技术解决方案，而同时也是业务和组织解决方案。CEO应该从一级和二级经理中挑选合适的人选，在全新的制度下工作，并使考勤管理软件项目大获成功。

  　　2.没有充分发挥全新的整合信息的威力

  　　请不要误解，考勤管理软件技术是切实可行的，但考勤管理软件项目30%的挑战来自技术层面，而剩余的70%则来自人员和流程。很少会有人由衷地喜欢变革，然而当公司转向实施考勤管理软件时，变革无法避免。小而言之，员工的电脑屏幕会发生变化；大而言之，员工的整个生活都会改变。

  　　全新的考勤管理软件技术会影响许多人员，他们需要培训以掌握流程。

  　　1.考勤管理软件商业计划没有生命力

  　　毫无疑问，考勤管理软件项目通常需要1～6个月的时间才能付诸实施，而且通常耗资10万～100万元不等，持续能力至关重要。所以，你必须确认开展考勤管理软件项目的理由，即准备一个扎实的商业计划。

  　　另一方面，如果没有一个实实在在的商业计划，你不可能得到整个业务小组的支持。很多时候，一个企业实施考勤管理软件项目并不仅仅是为了减少技术成本，因为考勤管理软件实施后总的技术成本往往会明显上升。考勤管理软件项目的实施常常是出于更宽泛的业务目的，如果大家对项目实施的目的一知半解，而且没有事先获得对项目内容和投入资金的批准，就不可能得到高级管理层的全力支持。

  　　5年前，虽然有一些大公司为考勤管理软件项目做了商业计划，提交拨款申请，然而，一旦计划核准，项目开始启动，这些计划即被束之高阁。与5年前相比，现在的情况大有改进。

  　　一个考勤管理软件商业计划是具有生命力的，并且随着项目的进行而不断地更新。它应该设定如何去跟踪考勤管理软件应用所带来的效益。它必须为CEO提供参考，把成本降低和收益增长分列到公司每年的运营预算中去，并以此作为每个副总的业绩指标。它必须明确中高层的管理人员对达成目标担负相应的责任，以保证实现预期的底线利益。这种做法现在还相当少，部分原因是许多管理人员都会有“在项目结束时，我可能早就不在这里工作了”这样的想法。

  　　仅有技术是不可能帮助你达成商业目标的。考勤管理软件项目的成功离不开一个设计周全、久经考验的商业计划。那么商业计划究竟有多重要？我们认为，它的重要程度足以让它列为10大之首。

  　　回想1953年举世瞩目的那一天，新西兰人埃德蒙·希拉里爵士和尼泊尔人登津·诺尔盖成功地登上了珠穆朗玛峰，成为世界最高峰的第一批造访者。他们的成功是否给了你灵感和启示？他们登上顶峰靠的不是新奇的技术，他们的装备其实相当简陋。他们之所以成功是因为他们从登山先驱们的失败中学到了如何成功避免致命的错误。

  　　成功地实施考勤管理软件项目也许无法与登上世界第一高峰相提并论，但它的失败会给公司的业务带来可怕的打击。请学会避免以上的10个错误，使你的考勤管理软件项目一路顺风。