中小型组织的数据库

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中小型组织应如何更好地跟踪其分支机构？这些分支机构面临着什么样的困难，它们又对哪些业务比较在行呢？有关成员的数据库或许能够帮助中小型组织机构解决这样的问题。我们编译自国外的关于中小型组织，尤其是非盈利性组织在选择数据库方面的一些建议，希望能够对您有所启发。

如果有人需要你提供这样一个数据——在新加入组织的志愿者中有多少能够在年内进行义务服务，你需要多长时间来回答这个问题呢？还有，在某个特定的国家里，你的组织拥有多少积极分子？或者对于河流组织来说，在最近五年里世界上哪些地区的水质提高得最快呢？

数据库就可以帮助你的组织提升回答这些问题的能力。在今天，毋庸质疑，数据库对于中小型组织来说，能够起到不可估量的作用，因为数据库是帮助组织集中力量于关键且紧要事务的一个非常重要的工具。

数据库可以使你能够管理成千上万的人和计划的数据；通过创建人员列表来进行工作联络，简单而直接;数据库还可以使得报告变得更简单，不用烦琐地核对电子表格和联系人，仅仅按下一个按钮就能生成报告。

当然，伴随着数据库强大的功能也带来了复杂性，所以在选择和使用数据库软件时有很多要考虑的因素。为了帮您更好地驾驭这个过程，我们与很多中小型组织交流并了解了它们面临的问题和存在的优势，以及它们对数据库的疑问。

下面，我们会介绍一些关于中小型组织选择和使用数据库的建议，以便其他的中小型组织参考。

明确什么是最重要的

在你打算要使用数据库并考虑要选择哪个数据库是最适合自己的之前，首先，要想想对于自己的组织来说，什么是最重要的，这非常重要。

了解使用者是谁 首先，组织中的数据库不应该只是属于技术人员，很多人都需要使用这个数据库——比如说，任何人都有可能使用这个数据库来查询某个会员的电话号码，或者其他的联系方式。

考虑你要做的任务和你要追踪的数据 新的系统要支持现有的什么任务？相比原来力不从心的系统，新的系统需要改进的是什么？最终想要做的是什么？这些都是必须要明确的。

从你希望的结果开始 制作一个包括所有你想从系统中得出的报告、名单以及其他资料的列表。明确你需要的是什么信息，你想要的系统是通过什么方式来过滤数据的。

从可能性的考虑中获得帮助 了解与你相同的组织的动向，或者他们在公共数据库软件中都提供了什么信息，这些可以帮助你明确自己需要的是什么;另一个方面，慎重考虑那些看似很漂亮的功能——不要被那些仅仅好看而不实用的功能所迷惑。

安排需求的主次 确定你的需求中哪些是紧要的，哪些是仅仅为了美观而需要的。如果你想一次就寻找到支持所有功能的系统，很可能结果是给自己带来了一个十分复杂的系统。

以上的计划可以为挑选一个好的数据库打下很好的基础，而且，一旦你拿到了想要的数据库以后，会因为你之前的计划而有一个很高的使用效率。在这一阶段，对计划多一点思考和多一些与自己实际要求的吻合是很重要的，因为这会在很大程度上影响你最后拿到的是一个很好的技术工具，还是一个昂贵的失误。

选择最适合自己的

在明确了自己的需要是什么以后，你还需要去了解都有什么可供选择的数据库软件包。

了解你的选择权 不要从一开始就决定仅仅对你所熟悉的数据库感兴趣，想想还有什么其他的可供选择，参考多一些的数据库介绍。市场是很大的，一些你不熟知的软件必然有它存在的理由，而这没准就是你所需要的。

选择自己建立数据库要谨慎 看似严格按照自己的需要在Access或者FileMaker Pro建立一个数据库就可以了，但是当你有特殊需要的时候，某些问题就会凸现出来。问问你自己，你的组织是否有能力制作一个数据库软件，你有设计、建立和测试数据库的资源吗？能够维护和更新你的数据库吗？如果建立数据库的人突然离开了该怎么办？这些都是需要考虑的。

整合，但不要过分增加 要尽量努力使自己的数据库数量变少，你的组织中所有人的联系信息都应该存放在一个数据库中。如果你发现需要添加一个另外的数据库系统时，想想如何整合这些数据，将它们放到原有的数据库系统中。

把价格作为一个标准 一个免费或者十分便宜但是却不能满足你需求的数据库是毫无用处的。事实上，如果选择这样的数据库，那么你花在使其正常运转的成本很可能要大于适合你的数据库的成本，即使这样的数据库会多花钱来购买。所谓物有所值，一定要选择满足自己需求的数据库，钱不会白花的。

不要以为越大越好 更多的特性和更多的功能几乎必然会使得你的员工们更困难地掌握操作的技术。最好寻找那些满足你的核心需求，而没有一大堆其他附加特性的数据库。

你可能会在全面查看了每个可能的解决方案后找出最适合自己的数据库。当然，如果你在之前定义了你的需求，当那个完全满足你的需求并且能够有效地工作的数据库出现的时候，你一定不会放过的，要打有准备之仗。

更好地使用数据库

选择好数据库，只是第一步，因为运行数据库是一个长期的过程。

不要低估启动过程 数据库投入使用是个耗时间的过程。你需要迁移你所有的数据——不论是从现有的数据库还是电子表格、Outlook，或者其他资源——到新的数据库，之后还要对你的员工进行培训。记住，这个过程会很艰难。

定义数据输入规则和标准 保证任何人都能看得懂如何输入数据。“种类”、“编号”都是些什么意思？地址是要用大写还是小写？如果数据的输入格式不一致，会带来噩梦般的结果，那样你根本无法得到名单或者报告；如何制定目录和信息编码等，这些问题会在很大程度上影响你的使用。

安排数据库管理人员 需要有人监督数据库以及输入的数据，用以保证数据库正常的运行，并对其进行检修，必须确定究竟是谁来负责这件事。

其实，花一点点时间来培训、制定标准和维护等，这会使得一切运转变得更顺利，避免将来发生令人头疼的事。

虽然数据库能够给组织带来巨大的效益，可是选择好的数据库软件并使其正常运转看起来是很难的一件事。想想你需要什么，看看其他类似的组织都在做些什么，仔细选择解决方案，认真监督你的现行系统的数据和程序。根据上面的建议，可以使得中小型组织轻松地识别组织中的每个人、快速地生成报告、提高你的计划能力和关系水平，与此同时，最重要的是更好地完成任务。(ccw)