巧用报表组件系统

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随着软硬件技术的发展和信息化的普及，OA网络办公系统帮很多企业实现了现代网络化日常办公。随着使用的深入，企业业务数据不断积累，如何从这些业务数据中挖掘出更多符合企业需要的信息、把OA推上更高一层？这又成为企业信息化建设面临的又一大难题。A集团的办法是借人力资源软件的一些功能为OA推波助澜，使其功效发挥到最大。
 
报表成OA系统中的不和谐音符
 
A集团公司是一家特大型国有重要骨干企业，集中了我国重工业的骨干研制和生产能力，拥有研发、流通和生产企业140余家，并在全球数十个国家和地区建立了近百家海外分支机构。
 
人力资源部是A公司一个常设职能机构，实现对全集团人力资源的人、财两方面的预算平衡和执行监控是人力资源部一项重要职能，为此人力资源部每年初、年末都要向集团各成员单位下达大量预算和执行情况报表，然后由各成员单位根据自身实际情况负责填报和上报相关数据。各个单位报表数据上报到人力资源部这一层面来之后，人力资源部将组织大量的人力对各成员单位所报送的数据进行逻辑审核和数据汇总，从中得出全集团人力资源预算和执行报表，为预算和执行决策提供重要依据。
 
然而长期以来，由于缺乏相应的专业工具，无论是成员单位数据上报，还是人力资源部层面所进行的数据审核和汇总，都是由人工通过Excel这一比较初级的工具进行逐单元格数据审核和汇总，每天每个成员单位都有几张不同报表，再打印后进行审批，耗纸量很多，关键是到月底年底要进行数据汇总分析时那麻烦就更大了，效率慢不说，还容易出现落差。这样，一方面需要花费大量的人力、物力，另一方面因所有人都在把纸质报表中的数据一一输入新的Excel表中进行统计，却无法保证在短时间内得到决策所需要的高质量的数据，存档也不便，真可谓是“即吃力、又不见好”的事情，而这过程中因数据前后逻辑不一致、汇总数据无法还原成各单位报送数据而出现返工是“家常便饭”的事情。尽管对于这么大的一个集团公司来说，施行人力资源预算宏观调控是集团公司实现发展一个重要举措，然而在执行中却由于缺乏专业工具而或多或少显得“心有余而力不足”。

基于WEB开发新型网络报表系统

针对以上种种问题，A公司信息中心决定对其通达OA网络智能办公系统进一步全面研发，以开发出一种新型具有统计、分析、汇总的报表系统，以能充分有效扩充原有OA功能，深度挖掘出业务数据中更多符合企业需要的有用信息，并融合其它软件系统（如EHR）性能、把OA推上更高一层，真正全面轻松实现对企业OA建设中的关键数据分析、整理与决策。它应具备以下几大功能与特性：
 
①数据管理工具：报表系统应融合电子表格和数据库软件的优势，能结合EHR一些特性，有类似电子表格的界面，同时又有很多数据库软件特有的功能和灵活性；能将复杂的操作简单化，让普通用户轻松完成复杂的数据管理和统计分析工作，并且采用当前最流行的B/S架构体系，使其成为当前流行的数据管理工具。
 
②信息系统设计工具：报表系统应能在强大的数据管理功能基础之上实现“流程”+“表单”处理，能被各企事业单位管理人员和工作人员作为设计和实现自己管理信息系统的平台工具，利用这一平台工具可以设计出，而不局限于EHR系统、财务系统、erp系统等。
 
③数据挖掘工具：报表系统能增加对外部数据源的挖掘功能，数据规律可以通过图表形式进行展示，使业务系统真正服务于企事业生产经营决策。
 
④报表管理工具：报表系统所应内置的填报、报送、审核及汇总等功能，使其成为各种场合下报表数据管理的首选工具。
就这样，一种全新、功能优异、融合其它软件优秀特点、适合行政、人事共用的通达报表组件应需而生。
 
该报表组件是在CReportShop数据报表管理系统的基础上，采用了当前流行的B/S架构，运用了“填报、汇总”的工作模式，引进“表单”+“流程”的设计理念，融合电子表格和数据库软件的优势，类似电子表格的界面，同时又有很多数据库软件特有的功能和灵活性，是一款基于Web计算的管理信息系统设计和实现平台，是各企事业单位实现“管理制度化?制度表格化”管理理念的直接工具。
 
报表组件其内置“填报”、“汇总”的工作模式与人力资源部这一需求极度吻合。人力资源部基于这套系统，把集团组织机构和模板定义后，很快就搭建出了人力资源预算平台。由于报表组件采用Excel理念并完全兼容Excel文档格式，因此之前用Excel设计的模版和公式可以直接导入到报表系统中来，最大程度地重用了以前的劳动成果而不会造成不必要的损失，类似Excel的操作界面，各成员单位实际操作者毫无生疏感，不需要培训就可以迅速上手。
人事数据共享 上报数据一目了然

同时，集团公司在前几年实施了人力资源信息化，因此很多数据（比如年初数、实际数等）可以通过由报表系统提供的表间公式进行定义从而实现自动抽取，而无需重复进行人工统计和计算，各成员单位只要补充其它数据即可，大大方便了企业信息统计员。成员单位数据在填报过程中、保存报表以及上报时系统都将自动触发审核公式，对报表内和报表间的勾稽关系进行审核，从而保证各成员单位填报及上报数据的准确和合理性。
 
数据上报到人力资源部层面之后，通过填报情况列表，人力资源部可以一目了然地识别出哪些单位上报了、哪些单位未上报、哪些单位上报数据是审核通过的、哪些单位数据是未审核或审核未通过的等等。通过系统提供的汇总工具，人力资源部可以有选择地汇总哪些（类）成员单位数据，从而通过点击一个按钮就可以迅速得到全集团或者特定类型所有成员单位亦或具体某各成员单位的预算和执行报表，以高效、高质的数据为集团公司领导决策提供依据，一改过去“要个数要不来，要来的数据无法用”的尴尬局面。
 
自运用报表组件系统之后，其强大的的流程化、数据统计能力、数据的运算能力，让统计人员可以轻松使用很复杂的运算公式，彻底摆脱了计算器，直接统计出需要的各种精准结果，使整个A公司范围内形成了“表样从上往下流、数据从下往上流”的生动局面，保障了“年初预算、年未决算”人力资源预算调控目的，让集团企业经营管理真正实现无纸化、智能化、网络化的目标。(it168)