OA实施方法论的体系架构可以分为三个层次:
(1) 策略层
在OA项目的实施过程中,存在许多可遵循的共同规律。策略层是对这些规律进行的抽象和总结,提炼出相应的指导原则,以确保企业在OA项目的实施中能够获得更明确的指导方向。
OA实施中的策略非常多,很多策略的应用与具体的场景有非常密切的关系。举例而言,包括:
针对集团型企业实施OA项目以达到集中管理的目的,可以采用集中实施的策略,郑州OA软件让全集团所有的骨干员工集中在一个地点构成项目团队,进行合作,在全集团内统一推动项目的进行;也可以在集团的某个公司先进行试点,摸索出一套应用实施的思路,然后再将该模式在集团的其他分公司进行复制,可快速推进项目的实施。两种方式各有特点,具体策略的采用需要结合集团的实际情况来进行。在实施策略层就会将这样的规律和指导原则进行总结提炼,以便于类似的实施项目能够借鉴成功的经验。
(2) 操作层
操作层是针对具体的实施步骤和实施方法而言的。根据项目管理经典体系PMI的指导,在该层中包含项目管理的方法和工具,并对OA项目实施的整个生命周期进行合理科学的划分,可以将实施步骤分为六个阶段,每个阶段包括明确的任务、阶段交付成果和里程碑,同时还包括每个阶段所用到的实施工具,例如预制模板和培训讲义等实施工具。
依据项目管理的特点,同时也参照了业界大多数的通用表述方法,可以将郑州OA系统实施过程的每个阶段进行界定,形成有序的实施方法,它们分别是:
项目准备:本阶段需要完成的工作包括项目范围的圈定、总体计划的制定、项目小组成立、项目启动大会、初期培训等工作。
蓝图设计:本阶段主要完成企业现阶段业务的整理、业务蓝图的规划、业务流程的优化等工作。
系统实现:本阶段主要根据蓝图规划的内容,依据OA系统来实现具体的业务流程。具体实现的思路分三类:一部分的业务流程可以直接通过系统标准流程得以实现,一部分的业务通过调整系统的配置或通过借鉴行业流程进行修改来满足客户的要求,还有一部分业务需要客户方通过系统提供的自定义工具实现个性化的要求,或者极少部分可能需要通过二次开发实现客户的特别要求。
验收交付:通过前面几个阶段工作的串行或并行操作,系统开始在企业发挥作用。在本阶段还要强调那些非技术化的因素对系统运行所产生的重要作用,在这个阶段必须关注的是:客户方在开始使用新的系统时,培训是否足够,知识的传递链在企业内部是否已经建立,每个岗位的业务人员是否清楚自己的职责以及在整个系统中所发挥的重要角色。通过对以上效果的关注,并依据一定的验收标准,邀请客户方、实施方、第三方评测团队对项目的实施成果进行最终评估,让项目的实施划上阶段的句号。
运行维护:本阶段已经不属于项目实施的范畴。但是,作为OA系统的应用而言,还是在持续进行中的。本阶段主要以企业自身的信息系统管理人员为主,对系统的运营进行日常的维护。对于突发情况或者系统出现无法解决的问题,需要软件提供商或者咨询公司的顾问来提供新的解决方案。
持续改进:通过系统的应用,企业的管理水平得以提升,同时业务也会不断拓展或者业务模式发生变化,相应的对于OA等信息系统也会不断提出要求。在这一过程中,需要与软件厂商进行配合,反馈相关的业务需求信息,促进软件系统的持续改进,郑州泛普OA软件使自身的业务与管理系统得以配套。
(3) 支持层
该层内容包含知识库,其中包括经典规程库、经典报表库、模块成熟度评估表、行业解决方案、成功案例分析、实施经验共享等。知识库实现的最佳方式是通过专家系统对知识(显性和隐性)进行获取、储存、更新、查询、推理和应用,可以通过基于网络平台的项目管理系统结合知识管理系统来实现。
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