内容管理为企业带来更大收益（AMT研究院 高欣 编译）

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无论你的企业正在考虑投资协作性工具或内容管理系统，还是希望通过调整现有资源实现价值最大化，Nucleus CMS（内容管理系统）将提供一些关性键步骤来保证你的投资获得最佳收益。

审核内容

审核内容的时间一般不超过一或两个小时，但是这样做却可以成为知识库获得更广泛应用的基石。审核过程包括考虑现存的信息是否主要由程序文档、常见问题解答、产品信息或是随机记录组成？是否可以直观地加以组织？这些信息是否应该存在？这一过程将揭示为了保证信息与更多用户的相关性你所需要做出的调整。

审核用户

负责人员可能会告诉你说这是一项伟大的系统而且他们并不准备进行改变。请让他们尽情地阐述自己的观点，这里面可能隐藏着他们在作为你公司未来政策核心部分的知识库或想要避免的不利想法中获取收益的最佳实践。审核未来用户，通过知识库引入一些新用户并观察他们对系统的感知性。

在你所处的环境中，知识库的最佳实践在很大程度上依赖于下面所列示的因素。

现有及期望的知识库应用

下面3个问题的答案将有助于揭示你对知识库当前结构所进行的可能变革，以保证其对更多用户的实用性。

绝大多数用户是否在首次搜索过程中就得到了他们所需要的信息？

在找到最终所需的信息之前，用户花多少时间在相关内容上？

用户访问知识库的频度是多长时间？

我们在这里作一个实验，让那些非用户来进行搜索并观察他们是否获得所需信息。如果他们没有实现这一目标，那么就有必要对知识库进行小的调整使得它对于更多的人而言具有感知性——并使之成为添加新内容的有效基础。

现在或未来是否存在着知识库的“专业用户”和“随机用户”，他们之间有何差异？如果是专业用户，他们最关注的是数据如何组织以及为得到最佳结果所使用的工作区或技巧。而随机用户则可能指出最让人感到失望的部分。

管理用户组（使一些人负责创作、一些人负责评论、一些人负责撤销过时信息而另一些人仅仅访问内容）是保证内容适当和相关的重要途径，要对符合条件的人员授予权利。作为有效实施的辅助措施，你需要知晓将用户分为几组以及评审程序预期（如果需要的话）。你还需要确定多个用户组潜在政策方面的关键性关系。

为确保每一个人贡献有价值的内容以及拥护新体制，需要建立一套简易的内容创造程序和不费力的工作流。

现有及期望的内容

今天你拥有着无数的内容信息。它们是否都是对特定问题、特定产品项目或程序项目的解答？鉴于知识库中内容的多样性，Nucleus系统推荐选取几个基于类型和内容进行搜索的拥有相似外观和体验的标准化模板（如我正在寻找关于扩展的程序文档或是关于e－mail的常见问题解答）。

它们是如何分类或相互关联的？让我们再次关注有效的搜索结果是如何使那些没有经验的用户来确认你是否需要就项目的访问方式进行一些调整的问题。这可以基于你的标准化模板设计，例如将所有的程序文档按照程序和产品与（或）问题的参照来进行分类。

一般来说，项目的平均容量是多大（如1页、50页或1段）？如果平均容量很小而且用户首次搜索就获得了所需信息，那么这一容量（伴随着关联或附件的机会）可能是一项良好的模板标准，你需要在类别基础上来加以考虑。如果用户通过访问多个项目来搜寻信息，那么你可能需要“整合”（chunk up）或组织更有效的关联。为了减少用户搜寻时间，提供相关链接（而不是多种附件）可能是一项更好的策略。

预想中的内容每月更新速率是多少？支持简单的meta-tagging方法、创作日期、暗示停止日期和其它数据属性（相关的关键词或项目）的标准模板将保持内容的一致与流行。

所谓内容的流行性是指借助于现有的知识库和已经完成的项目范例，你或许能够决定当天进行评审和可能撤销信息的时间序列。模板的一个简单变动可以使信息的有权修改者告诉你应该进行撤销评审或直接撤销的时机。

结论

掌握内容管理系统或其访问手段有助于识别一些领域，在这些领域中你能够从现有项目获得更多回报或者通过设计一个项目来产生递增的生产率并减少用户烦恼。