用内容管理打造高效率工作空间

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随着市场的发展和成熟，参与市场竞争的企业对IT环境的要求已经发生转变。以往很多企业将削减成本视为建设IT环境的最高指导原则，而目前已经向着注重投资、追求更高的成长率的方向不断努力。

高效率的工作空间有助于提升企业员工的专业能力，例如:探索数据、开发新的流程或产品、加强与供货商合作等等。通过这个空间，员工能够迅速找到正确的人员、发现正确的内容、选择正确的沟通渠道，还可以将焦点集中在能够创造最大效益的部份。

为了实现上述目标，企业不仅要解决传统工作环境的问题，而且要改善技术与经营策略之间的关系，找出能够提高工作效率的因素，以及员工在使用那些可以提升工作效率的高新技术(例如:搜寻技术)时所面临的问题。

那么，高效率的工作环境究竟是指什么的?美国Interwoven公司大中华区总经理陈恺新先生指出:高效率的工作环境整合了各种技术，包括:商业智慧、协同合作支持、商业程序管理(BPM)、内容与知识管理(KM)、通讯、e-Learning、生产力工具、实体工作环境与相关基础建设。

创新成为竞争优势的关键

在高效率的工作环境中，创新是建立竞争优势的关键。创新有助于提高企业自动化程度及生产力。Interwoven公司知识管理(KM)方面的专家认为知识资本是每家企业经济价值的关键来源，因此企业必须具备能够识别、建立、管理、评估及运用知识资本的能力。KM可协助企业锁定IT投资的目标，将资本投入真正能够发挥企业特有智能资产效益，实现最大报酬的应用程序，这将成为企业加强竞争力的重要手段。

当企业将焦点放在创新，并将其视为竞争优势的重要来源时，KM规划的重要性就会日益显著。在全球化及外包趋势的促动下，许多企业选择了外包的工作方式以降低运营成本。但是如果一股脑地将某些工作外包处理，就会使得企业失去了积累及保存知识资本的机会。同时，分散在多个地区甚至全球的员工、越来越多的移动办公，再加上很多工作者无法全天候联机，使得工作的协调更为困难。

为解决企业不同阶层的需求，例如，不同的工作者需要工作群组提供的支持可能不同，KM的功能也必须进行。企业必须扩展原有的KM规划，以便能够支持与供货商、合作伙伴及客户协作共同完成的工作。

内容与流程

企业内容管理(ECM)是高效率工作环境的核心。作为ECM领域的领头企业，美国Interwoven公司建议企业不要把ECM视为处理整个企业文件与内容的庞大系统，而应被视为是企业用来管理内容及(产生与利用内容的)技术的一种方式。ECM致力于将内容提供给需要的工作者，无论这些内容位于何处，来自何方。

ECM还证明了自动化程序的价值。通过同实际客户的接触，美国Interwoven公司发现目前有80%的企业信息是缺乏整理、且无法透过计算机来处理的数据(例如:Word文件、简报及多媒体文件)。XML技术能够协助企业处理这些信息内容，同时还有很多工具都可完成此项工作。这些功能的开发都可在ECM架构(及其它地方)中进行。ECM套件将成为应用程序的开发平台，企业可在此平台上构建其他应用成程序，使得工作人员可以存取及利用内容。为了协助企业更好的实现这一点，很多ECM厂商会加入BPM功能。

而即便拥有了高效率的工作环境，使用者也会持续利用门户网站，门户网站仍旧是一个不可或缺的平台。根据Gartner研究机构对长期发展趋势的分析表明:企业仍偏爱门户网站技术，并将持续投资建立网站。该技术将持续发展，而门户网站也会成为高效率工作环境中各种套件之一，特别是智能型企业套件。

来源：天极网