中咨协郑州OA信息化系统促进协会虚拟沟通

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组织间的知识传递、共享以及虚拟协同对于行业协会来说，无疑是业务活动的核心。在信息化建设如火如荼的今天，如何利用先进的信息技术和知识管理思想提高协会管理效能，是行业协会面临的重大挑战。中国科技咨询协会知识管理系统的构建实施过程，为行业协会知识管理的开展提供了可供克隆的范本。

中国科技咨询协会（简称中咨协）经国家民政部注册登记，于2003年4月正式成立，作为一个非盈利的自律性社会团体，主要职责是通过建立和完善协会会员的资格认证程序和会员职业行为准则，促进会员的专业化服务能力和职业信誉能力的提升，保证咨询工作的价值和有效性。通过咨询行业知识资源的建设，促进会员为各类组织的可持续发展提供专业服务。对于具有虚拟性质的组织，需要有完善的工作机制和便利互动的工作平台提高组织工作的有效性，吸引和激励更多的会员和公众参与其中。为更好完成这一工作，中咨协决定引入北京智识企业管理咨询有限公司的知识管理咨询服务。

需求解读

北京智识经过严密调查和研究，全面掌握了中咨协作为公共组织（行业协会）的业务特征：协会所拥有的知识是其最重要的资源，这一知识资源主要为协会成员所掌握的隐性知识，但由于会员分别具有分散的特点，在一定程度上具有虚拟性，因此加强协会内部和外界的交流沟通是最重要的目标。在此基础上，北京智识确定中咨协知识管理系统设计目标的主要目标是要服务于中国科技咨询协会，分别面向公众、会员和协会人员提供信息化的支持，强化协会的管理功能，最大限度地发挥出协会的管理职能和服务职能。

酝酿方案

北京智识充分利用了其拳头产品“智识KMP”灵活配置的优势，迅速为中咨协搭建了知识管理平台（http://www.chinaconsulting.org.cn）。平台的搭建以北京智识对虚拟型组织的多年研究为基础，结合中国科技咨询协会的特点，运用知识管理的思想和方法，从协会长期运行所需进行知识积累、知识共享和知识重用的角度，该系统体现了北京智识独特的“朴素知识管理”的思想。智识设计了包括信息发布、会员服务和内部办公多种功能的综合业务平台，在逻辑上划分为3类界面，分别面向公众、会员和协会工作人员提供系统功能。

中咨协的知识管理系统由4大板块19个功能模块组成，分为信息发布、内部管理、会员服务和行业统计四个板块。

会员管理：实现对协会会员的申请、审批、信息、评价和会费的管理。
培训管理：对协会会员以及用户提供的专业知识和职业技能等培训的在线培训、资格审查、培训通知、培训人员信息管理和培训专家管理。
资料管理：实现协会对工作过程中的有价值的资料的添加、修改、删除、查询功能。
计划管理：按照年度、月度的时间顺序实现协会整体工作计划的制定、修改、核实情况。
会刊管理：对协会会刊的存档、展示的管理。
统计管理：对外提供公开填写的统计表，内部与已有统计数据库对接，实现行业统计功能。
信息发布：对外发布信息，展示协会形象，主要内容包括发布协会的介绍，协会的章程，协会的通知等内容。

稳妥实施

知识管理平台设计开发建设于2003年7月完成，由于平台设计与中咨协的组织业务特点十分契合，因而给系统的实施带来了便利。

在系统的实施过程中，我们采用逐步实施调试的方法。由于系统的功能主要在于用户间的沟通，因而在配置完成后，我们对系统的协作使用进行了反复的测试。之后，在实施初期进行了跟踪支持，使系统有效地实现内部管理人员和会员之间的良好沟通和有序管理。

这种实施模式使中咨协的知识管理系统能够以一种渐进式的模式展开展，同时保证各种知识资源的有效重用。在系统的实施过程中，我们发现，由于中咨协正建立初期，在有利于系统和业务的同步整合的同时，其业务流程的不确定性也为系统实施带来了一定难度。值得庆幸的是，智识知识管理系统所具备的柔性，中咨协的知识管理系统的设计思想已经保证了该系统可以以“增量”的方式逐步扩展。这就使系统可以很快适应业务流程的调整，应对随时出现的新问题。

目前中咨协已逐步成为协会内部管理人员和协会会员沟通交流，实现协会对会员统一管理的平台，协会会员登陆系统后马上可以看到由协会管理部门发布的协会最新的通知、最新举办的活动、会刊等；管理人员可以通过系统实现对会员的申请、审批、信息、评价和会费进行管理。整个系统的所有信息、所有数据都在以知识流程的方式处理，以每个人最习惯的分类逻辑展现出来。

成效见证

在协会组织成立之初即同步建设知识管理系统，在较高的起点上开展协会工作。该系统提升了协会的对外展示的能力，协会可以动态的发布各种最新的信息；会员管理和办公管理等功能大大减轻协会工作人员事务处理的工作量；同时搭建起协会的会员服务平台，使分布在全国各地的会员都可以通过会员服务平台与协会沟通，享受各种会员服务。同时，该系统还完成了对协会知识的积累和共享，使协会工作人员在以后的工作中可不断重用已有经验。该系统为中咨协发展成为具有全国影响力的组织提供了有力的保障。

中国科技咨询协会知识管理系统的构建实施过程，给行业组织提供的可借鉴经验主要在于，知识管理系统的构建必须准确把握组织的核心业务及其特性，在此基础上从实际出发谨慎地推动。

建立知识管理系统的步骤：首先要把握系统的主要目标，设计结构良好的、可扩展知识管理系统框架，积极审慎地推进，分阶段实施系统。

建立知识管理系统关键在于3个方面：对行业知识管理实施本质规律的认识、知识管理系统设计的切合性和可拓展性，以及系统实施的可操作性和严密性。该项目的成功实施，又一次印证了智识行业协会知识管理解决方案现实操作性。