AMT:项目型企业预算管控及费用报销应用案例

AMT咨询通过长期对项目型企业长期服务并研究表明，项目型企业由于项目开展众多，面临一系列预算控制及费用报销的难题，诸如：

项目预算编制过程复杂，项目经理难以统一标准对预算进行预估;

项目预算审批不规范，审批过程受人为因素影响较大;

预算执行过程无法对项目实际任务开展进行有效跟踪、报告，导致领导无法实时了解公司状况;

项目利润难以真实反应，项目考核难度大;

项目众多，缺乏多项目综合运营视图，无法有效地管理和监控;

AMT通过对项目型企业预算管理难题进行深入研究，重点关注人力成本与项目费用的规划与管控;通过对项目预算的编制、项目费用的报销、项目工时的填报等方面的设计，提出了项目预算及费用管控解决方案，主要有以下几点内容：

1.预算制定规范化：在预算制定方面，对不同的项目类型，制定差异化的费用标准，以便更精细、准确地制定项目预算，为后续项目开展过程中的费用把控奠定基础;

2.预算控制多样化：在预算的控制方式上，针对不同的费用，采取多样化的控制方式，以应对财务及业务上的需要;

3.费用控制全面化：在项目费用与成本的归集上，做到全面化，包括项目人力成本、项目费用、外包费用、劳务费用、税费、业务费用等，结合收入，有效、快速地核算出项目的利润情况;

4.统计分析实时化：整合系统中的项目预算信息、费用信息，准确、实时地反应项目的经营与预算执行情况，为资源优化与决策分析提供切实的保障。

案例介绍

宜信公司(化名)是一家项目型管理企业，日常公司同时在运作的项目数量众多，对于项目预算管控、项目资源使用、任务跟踪管理、项目成本控制等方面都存在很高的要求。

随着公司业务规模不断扩大，员工快速增多，对“人”的管理也越来越高。由于该公司业务类型较多，各业务单元独立核算，财务核算难度加大。

宜信公司在项目管理方面存在以下困惑：

1. 项目预算执行过程无法与项目实际任务开展进行有效跟踪、报告，导致领导无法实时了解各项目状况;在项目核算时，预算往往超期，项目预算无法有效监控;

2. 人力成本高，当多个项目共同运作时，项目资源难以得到有效协调;

3. 项目执行过程的监控缺少主动获取权，项目经理、项目总监、各层领导之间信息不共享，难以统一全面地对项目进行管控;

4. 项目利润难以真实反应，项目财务风险管理难以有效支撑，考核难度大;

5. 会计核算复杂。不同类型的收入确认原则都不同，存在完工百分比和合同收入确认两种方式，难以及时准确地对项目进行核算;

宜信公司希望通过对企业项目预算管理能力的提升，使管理层不再做“拍脑袋”的决策，不再凭感觉开展管理和运营工作，而是基于客观的事实和准确的信息与数据，对企业人力、财力、物力进行合理分配，对企业业务流、资金流进行全方位、全过程、全员参与的全面管理。

AMT对于宜信公司的管理难题，提出了如下解决方案：

1.建立完善的项目预算管理体系。建立项目预算编制、执行、控制、调整、考核全生命周期的预算管理体系，帮助企业做到各个项目的事前计划、事中控制、事后分析。

• 制定统一规范的多维度核算体系，明晰费用类型、会计科目和预算科目;
•  确定不同类型项目收入确认原则、项目费用比例、奖金分配原则;
• 明晰项目成本各项指标：项目人天成本、不同类型合同的税费、期间费用报销标准等;
• 规范项目预算超支时的监督把控机制;
• 有效划分部门常规费用预算与主营项目预算，形成差异化管理。

2.项目费用闭环式管理。

结合项目预算，在费用申报时，做到有预算可依，有预算必依，严格管控每一笔项目费用的开支。真正有效、实时地通过预算对费用进行控制，并配合相应的报销标准，从多个维度加强管控力度。

3.项目预算监控体系建立。

• 明确各项目执行过程的费用预警原则、费用报销标准;
• 加强项目各阶段完工的监控力度，以输入输出物作为强制手段，冻结或开启项目下一阶段预算;
• 结合工时填报、合同收入等多方面要素，全面地监控项目的费用成本支出情况;
• 协同项目过程中的各个要素，如文档资料、项目人员、费用支出等，为项目信息需求者提供全面的项目信息。

4.统一数据平台的建立。

将预算管理、财务核算系统、HR系统等企业内多个系统基础数据统一，包括组织架构、员工信息、岗位、财务核算信息、账套、科目等。

5.经营决策分析。

提供各项目利润分析报表、项目预算执行情况表、项目费比表、项目利润预估表、人力资源视图表等，从图表数据上，做到“来源真实，引导决策”，切实为项目的事中控制起到保驾护航的作用，对未来项目的开展起到引以为戒的效果。

该项目实施的特点与优势有：

1. 建设项目预算管理体系，从项目预算编制、审批、变更、跟踪角度去进行项目预算管理，见图1。

从财务角度，将项目成本构成按性质划分，分为直接成本和间接成本，主要为：人力成本+项目费用+销售费用+税费+外包费用/采购成本，项目周期长，核算内容多，只有高效准确的计算项目成本，才能有效地对成本支出进行有效控制。

根据对项目成本的分析，从而制定项目全面预算管理，从项目收费人天成本(项目各阶段不同成员成本)、项目期间费用(包括差旅、交通、餐费、通讯费、团队建设费、客户联谊费等)、项目奖金、外包费用、合同税费等多种费用的预测，进行项目预算编制。在项目成员在各阶段活动过程中，对正在发生的费用进行实施管理，随时监控项目预算是否在各阶段计划中，有效地对项目风险进行及时预警。在项目各阶段工作完成时，能够及时确认各阶段收入，项目结项时，可快速统计项目利润，便于公司后期对项目进行考核评价。

通过项目预算管控系统实现对每个项目、每个部门、每个人员的成本支出进行记录、查询、分析与管控，并能够对每个项目的合同执行情况进行监控、提醒、查询与汇总。精确成本管理让多人的工作由一人完成，人力资源大大节省;核算过程透明公开，核算准确率高;预算控制体系化操作，让降低成本不再成为空谈;实现综合统计、实时查询，使得管理决策有依有据。

2. 财务集中化管理，会计核算集中化，实现会计信息的即时、准确。

在该公司项目预算管控项目中，根据财务集中管理要求，做了以下提升：

•  集中化数据管理，建立统一的数据管理平台，将财务业务统一管理，减少多系统基础数据不同导致的凭证不准确;
•  实现多核算体系管理，满足多账套管理要求;
•  制定统一规范的科目体系，解决会计核算规范化问题;
• 建立科目与业务之间的关系，满足不同业务对财务核算的要求;
• 提供标准化数据接口，满足不同系统间数据传输;
• 精确及时的数据分析报告，可根据管理要求快速响应。

3. 项目协同管理，结合项目三要素，对项目时间、质量、成本进行有效管理，并协同合同、人员、知识进行有效的结合管控，更加精确项目管理。

4. 有效的决策分析，准确进行数据分析，把握正确的经营方向。

提供各种项目报表，如项目利润预测看板、每月项目毛利率预估、项目可控利润报表、项目人员工时统计等。

AMT咨询专家表示：项目型企业只有进行了科学的项目预算管理与成本控制，才让决策不再“拍脑袋”，才能有客观的分析数据推进企业的管理和运营，才能为企业从粗放型管理到精细型管理的跨越式发展创造有利条件。