EPexpense：网上报销软件推动财务共享服务

          共享服务中心（Shared Services Center，SSC）近来成为组织设计、管理控制理论、实务探讨的热点，频繁出现于我们的视野中。“共享”本身是信息技术的专业术语，但随着SSC的出现“共享服务”变成了企业整合财务运作、再造管理流程的一种崭新的制度安排。

          目前，我国企业所需要的不仅仅是提供流程简约和标准的集中服务职能，而应该是集中财务控制和服务的综合职能。所以，目前国内的集团企业所采用的财务共享模式，更准确地说，是一种加入管控内容的财务共享管控服务模式。 

          EPexpense网上报销软件（www.epexpense.com）正是适应于财务共享管控服务模式的信息化支撑平台，EPexpense网上报销软件的应用，可以促使财务在预算管控、费用流程方面向内部部门和员工提供最佳的财务共享管控服务。

          以下以国泰君安实施财务共享管控服务的案例来说明国内企业如何通过预算和网上报销系统来构建财务共享管控服务。

  图1、图2是国泰君安集团企业原有的财务管控及运行模式（图1）和财务共享管控服务模式（图2）的管理示意图。从两种模式的示意图上可以看出，原来的管理中，各个营业部独立性较大，大量的基础性财务管控（审查、监督、预算核准等）和会计工作集中在营业部，区域管理总部负责预算控制、抽样监督、审批管理；总部则只能从规则、制度和组织规模上进行控制。这样，各个营业部就存在着大量十分类似的基础性会计作业，而这些作业都由营业部设置独立的财务岗位来完成。此外，财务信息传递到总部存在时滞，这就使总部和营业部门之间存在着较为严重的信息不对称，以致对业务部门无法实施有效的监控和业务指导。 

　　实施财务共享管控服务后，总部通过财务共享管控服务中心将各个营业部的财务权限上收，在区域管理总部设置派出机构，统一处理审查、记账、支付、监督、报表及核对等基础性会计作业，提高了财务数据传递的及时性和准确性。由于各营业部只负责单据填报工作，大大减少了基层营业部财务岗位的人员需求。同时，由于财务运作流程的集中和统一，也使得总部的原业务监督岗位彻底丧失存在的意义，总部的管控职能可以更多地聚焦在预算编制、预算执行控制和执行效果分析上。此外，由于一线业务的及时、准确，也为制定财务政策，编制预算提供了更为准确、可靠的依据。 

国泰君安集团在实施了财务共享管控服务管理模式后，大幅度地减少了财务人员的工作量，降低了成本，具体体现在： 
　　（一）“3/4” 
　　过去113家营业部，各自设立财务部门，现在仅在23个区域总部和5个分公司设立财务机构，取消基层财务机构数量达3/4。 
　　（二）“6万小时” 
　　从另外一个角度来看，先做一个保守的估计，假设过去每个营业部至少有1个财务人员每天花2个小时来处理清算业务，那么一年花费的总工时为2（小时）×22（交易日）×12（月）×113（营业部）=59 664（小时）。现在，由于基层业务取消，这六万小时的工作量因此节省。 
　　（三）“180万” 
　　按照一名普通财务人员每小时的薪酬成本为30元计算，仅取消的六万小时的成本，每年将为国泰君安节省薪酬支出30×59 664=1 789 920（元）。 
　　以上数字是采用这种模式后能够直接得到的可度量的显性成本。此外，更重要的是集团实现了财务审批权限的集中、子公司资金的集中、资金支付的集中等管理流程改造，减少了管控成本和管控不利造成的巨大的隐性成本。另外，由于总部能及时、准确地获取一线经营的信息，这就提高了集团战略决策和执行的质量。 
     作为国内最早专注于预算与费用信息化解决方案的厂商，上海易磐信息科技有限公司(www.eplanningsoft.com)致力于本土企业财务共享服务平台信息化以及最佳实践的传播。易磐已经为迎接财务共享服务时代的到来做好了充分的准备， 凭借一直以来的专业与专注，易磐在计划与预算、费用流程自动化已经为上千家企业提供了创新的、高效、高性价比的信息化解决方案。截止到2014年，已经数十家五百强企业使用泛普软件全面预算管理软件建立了预算编制与预算数据共享平台，大约有几十万人在EPexpense (www.epexpense.com)网上报销软件上进行快速提单和审批。