泛普软件：预算管理软件如何化繁为简

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         中国企业在预算管理方面常犯的一个错误是，没有真正把预算过程当作一个计划过程。这主要取决于两方面，一方面，传统预算受其形成时期相对静态稳定以及卖方市场的经营环境的影响，注重于成本控制，而不是经营计划。。另一方面，战略管理观念在很多企业中还没有真正树立起来，经理们仅把预算当作是一种纯粹的业绩衡量和控制的工具，并没有把它纳入企业的整体战略管理框架中中看待和考虑。
          泛普软件全面预算管理研究中心赵灵钟说：世界五百强的战略管理体系会把预算管理视为一个非常重要的部分，它是战略计划的财务化和数字化，不仅为战略目标实现提供详细的计划，还会以财务报表的形式，准确指出对企业将来财务状况的期望。
         在我国，企业长期处于计划经济的相对静态的经营环境中，虽然在20年市场化的改革和开放之后，企业开始面对复杂多变的环境，也迫切需要战略管理的理念和工具。但在实际中，很多经理短期内还没有真正树立起这种观念，没有真正把预算看作一个计划过程和手段，从而把预算同战略目标和经营计划割裂开来，失去了预算管理的意义。
         经营环境的迅速变化，就使企业使用的预算流程和方法成为过时。企业始终处于管理变化之中，其结果便是，在大型企业中，往往是多种预算技术同时并存。从传统的基于成本中心的预算，到项目和资金预算，乃至作业预算，从“固定预算”到“弹性预算”，从“滚动预算”到“零基预算”，从“以销售为目标的预算”到“以利润为目标的预算”等等，这些眼花缭乱的预算管理方法，对非财务的直线职能经理和员工来说，简直是不可理喻。把预算工作视为财务部门独自承担的专业工作，同自己没有多大关系，也是自然而然的事情，因此容易对分配下来的预算工作产生逆反心理。
         缺乏全面预算管理软件的支持，无疑会增加企业推行全面预算管理的难度。
         泛普软件全面预算管理软件开发总监韩卫华说：软件技术如果能在预算过程中得到恰当的应用，无疑会大大改善预算手段及其系统，从而大幅度提高预算过程的效率和价值。预算管理软件是这几年开始兴起的新兴软件，世界五百强80%采用了专业软件来管理预算，比如海博龙；泛普软件的泛普软件全面预算管理软件在服务本土用户方面有着很强的优势。
        然而，实际状况是，很多企业基本上还是“手工作业”；一些企业即使配置了计算机和软件，却只局限在财务部门，局限在excel“单机作战”；缺乏统一平台的报表软件并不适合组织范围上的应用。
轻松有效的预算
         那么，如何做到轻松有效地预算？泛普软件全面预算管理研究中心赵灵钟认为：必须意味着要让参与预算的人员，从观念上认可和接受预算工作，使他们认识到自己是“做正确的事”，变“被动”的负担态度为“主动”的轻松态度；还意味着要采取恰当的预算方法和手段，提高预算过程的效率，“正确地做事”。具体包括：
         方法正确：预算方法的选择，应该考虑经营环境、成本结构与组织结构等影响因素。不同行业、不同企业，具有不同的特点，经营环境对不同的行业和企业来说，其复杂程度也相对不同，因此，企业要根据环境的特点选择相应的预算方法。
         企业的生产过程和系统，影响着企业产品的成本结构。不同的企业具有不同技术水平的生产过程和系统，因此它们的生产成本结构也不同。在过去生产过程和系统技术含量较低的情况下，直接人工等变动成本是产品成本的主要组成部分，固定性制造费用比例很小。针对此种状况，变动成本法克服了传统的完全成本法在产销量不相同时出现利润不正常，尤其是销量下降、利润反而上升的虚假现象等缺点，成为企业短期预算和决策的有效工具。但是，在新的高技术制造环境下，变动成本的比例愈来愈小，变动成本法将逐渐失去其意义。完全成本法有回归的趋势，但已经不是过去那种同变动成本法一样，以“数量为基础”的成本计算和预算法了；而是同以“作业为基础”的成本计算和预算法紧密结合。
        “预算”激励：预算是一个十分重要的管理工具，已经超越了原来“成本控制”的意义，要从整体管理的角度对待预算。企业高级管理层制订企业的发展战略之后，有必要向全体员工传达，使其明确预算同战略过程中的企业使命、战略目标、战略类型、政策、行动计划、程序以及业绩等要素之间的互动关系，明确预算的重要定位，体会各自的预算工作对企业发展的重要意义。
          充分鼓励各级经理人和普通员工，对各自的责任业务活动进行资源分析和计算，同时要鼓励各种业务数据和信息，纵向和横向地充分流通和共享。这样，员工就会普遍感觉到在做自己分配而不是主管分配的工作，普遍主动地投入预算工作，从而增加预算和经营计划的匹配度和数据信息的可靠性。
         模式匹配：预算模式要反映企业组织结构的变化并与之相匹配。多事业部制组织结构（M型结构），是工业经济时代企业组织的标准结构。在这种结构中，高层管理者掌握着资本、知识以及其它资源，并且按照自己制订的战略意图进行分配，中层经理对资源的使用过程和结果进行监控，而一线经理则是执行者，具体对资源加以运用。这种结构的出现，以资本是主要资源为基础，目的在于支持企业多元化经营，开发新产品，拓展新市场，以及实施多种战略。
         现实中，不同的企业具有不同的组织结构。更多的企业是具有M型结构及其初级形态的“职能制结构”，既然M型结构是工业经济时代企业组织的标准形式，与其相适应的预算模式自然可以为初级阶段的组织结构所借鉴使用。但是，从M型结构走向N型结构，不是在一夜之间就能完成的，因此，在过渡阶段就要根据两种结构的“成分”多寡，进行预算流程的建设和预算方法的选择。
         化繁为简：为了把复杂的预算专业知识和计算方法，对非财务专业预算人员产生的负面影响降到最低，除了给予这些人员必要的基本知识培训之外，应用界面友好、通俗易懂、易于使用的专业预算软件是至关重要的。“易用性”对全面预算软件尤为重要，在利用IT技术方面，还应充分注意全面预算管理软件的“扩展性”，因为国内企业处于快速发展中，管理模式无时不刻在变化。通过泛普软件全面预算管理软件进行“网络预算”，不失为一种有效方法。